der Weg zu GTD (1)

Um dem täglichen zunehmenden Chaos beruflich als auch privat Herr zu werden habe ich mir vor kurzem ja das allseits beliebte “Get things done” (GTD) von David Allen gekauft und gelesen. Nun will ich hier mal darlegen ob’s bei mir funktioniert oder nicht.

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In GTD geht’s darum wie man seine täglichen Arbeitsabläufe optimal organisiert. Allen vertritt die Meinung, daß die meisten Menschen so viel Arbeit zu tun haben, daß sie vor lauter Tasks gar nicht wissen welchen sie davon zu erst machen sollen. Das verwalten der Tasks in Tasklisten hilft da auch nicht immer weiter.
Man ist ständig damit beschäftig an alles zu denken und auch ja nichts zu vergessen.
Das kam mir sehr bekannt vor. Die Problemstellung stimmte also schon einmal mit meiner Situation überein. Man hat so viele wichtige Dinge zu tun, daß die Prioritäten irgendwann egal werden und man sich statt mit wichtigen Aufgaben mit banalen Dingen befaßt weil man nicht genau weiß, was man zu diesem Zeitpunkt am sinnvollsten tut.
Hier kommt ein wichtiger Punkt in Allens Arbeit ins Spiel – der Kontext.
Nach Allen macht es wenig Sinn die Aufgaben nach Projekten oder anderen obskuren Kriterien zu ordnen. Was funktionieren sollte ist aber der jeweilige Kontext in dem die Aufgabe erledigt werden kann.
So kann man bspw. eine Liste für die Tasks führen, die per eMail erledigt werden können. Wenn man dann einmal Zeit hat, und einen Rechner mit eMail-Zugang zur Hand, dann kann man die Liste für den Kontext “eMail” abarbeiten.
Und dementsprechend sollte man sich für andere Kontexte auch eigene Listen anlegen. So kann man sich je nach Situation die gerade sinnvollen Tasks raussuchen.
Doch viele Leute verfassen ihre Tasks immernoch viel zu schwammig. Wenn man dann auf seine Taskliste guckt, weiß man für viele Tasks nicht was man nun konkret tun soll.
Dies ist ein weiterer wichtiger Punkt in Allens System – die konkreten nächsten Schritte. Für jedes Projekt müssen konkrete nächste Schritte definiert werden. Uns zwar so simple, daß sie ohne viel Nachdenken und recherchieren erledigbar sind.
Man schreibt dann z.B. nicht auf seine Taskliste “Wochenendeinkäufe erledigen” sondern muss dieses abstrakte Monstrum aufteilen. Der nächste konkrete Schritt wäre wohl einen Einkaufszettel zu erstellen oder den Kühlschrank zu checken was nachgekauft werden muss.
Mit solch einfachen Anweisungen läßt sich etwas anfangen. Mit einer high-Level-Anweisung wie “Wochenendeinkäufe” nicht so ohne weiteres.
Dann gibt es noch einfache Regeln wie eingehende Dinge zu bearbeiten sind.
Im Prinzip sollte nach Allen am Schluß ein Ablagesystem, ein Kalender, Tasklisten und ein Eingangskorb herauskommen.<
Alles was neu dazu kommt, landet erstmal in der Inbox (Collect). In regelmäßigen Abständen wird dann der neue Kram gesichtet und bewertet (Process). Da bei stellt man sich fragen wie “Kann ich in dieser Sache etwas tun?”, “Ist es ein einfacher Schriit (zu erledigen in weniger als 2 Minunten) oder eher ein Projekt, welches aus mehreren Teilschritten besteht?”.

Das ganze System läßt sich hier nicht so kompakt darstellen da man vor allem die Philosophie dahinter verstehen sollte ehe man anfängt. Mir kamen viele seiner Ausführungen und Begründungen plausibel vor. Und es gibt im Netz wirklich viele Leute die über positive Erfahrungen mit GTD berichten (Macoholic, GTD Forum, Tautoko, etc).
Ich will nun mal versuchen auch nach diesem System die tägliche Arbeit zu organisieren und hier berichten wie’s gelingt.

Autor: falko

a *nix nerd

  1. na da bin ich aber gespannt.
    ich kann das nämlich nicht.
    man muss ein bisschen religiös sein dafür.
    und so bin ich nicht.
    fast ein bisschen schade.
    oder auch nicht.
    weitermachen! (is mein gtd)

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