Mein GTD Setup

Um meine GTD-Interview Projekt etwas voran zu treiben, will ich hier mal beschreiben wie ich zur Zeit meine Arbeitsabläufe organisiere, welche Tools ich dazu benutze und wieso ich das so mache. Dabei behaupte ich keinesfalls, dass dies ein optimales Setup ist oder das es alle meine Anforderungen erfüllt. Es ist einfach der Stand auf dem ich derzeit bin. Dieser Stand befindet sich in ständiger Optimierung.

Vor ca. 6 Jahren habe ich das erste mal von “GTD” (“Getting things done” von David Allen) gehört und begonnen mich damit zu beschäftigen. Diverse Leute im Internet haben darüber berichtet und es schien mir ein guter Weg zu sein, die tägliche Arbeit besser zu organisieren. Grundgedanke ist meiner Meinung nach, dass man durch vorherige Planung seiner Tätigkeit deutlich effizienter arbeiten (leben) kann als wenn man einfach nur drauf los werkelt. Dies ist insbesondere wichtig für Berufe in denen es weniger um körperliche als mehr um sogenannte Denkarbeit geht (im englischen nicht ganz so arrogant “mind working” genannt).

Grob umrissen soll man sich bei GTD und seinen verschiedenen Abwandlungen einen zentralen Eingang für Aufgaben schaffen. In regelmässigen Abständen wird dann der Eingang abgearbeitet und entschieden was mit diesen noch lose formulierten Aufgaben passieren soll. Kann man sie in weniger als 5 Minuten erledigen, tut man dies sofort, wenn nicht wird ein Projekt daraus. Nachdem man dies für alle neue Aufgaben entschieden hat, macht man sich an die Detailplanung der einzelnen Projekte.

Hier erledigt man so gut es geht die Denkarbeit und Planung. Man fragt sich, was der konkrete nächste Schritt ist, um dem Ziel dieser Aufgabe (successful outcome) näher zu kommen. Das Geheimnis der Methode liegt darin, diese konkreten Schritte wirklich so simple zu halten, dass man sie später im “Arbeitsmodus” auch wirklich ohne Nachzudenken abarbeiten kann.

 

Aber zu den Details der Methoden will ich hier noch gar nicht so viel ausführen, sondern erst einmal auf meine persönliche Ausgangsituation eingehen. Ich bin Vater von mittlerweile 3 Kindern und arbeite als technischer Manager bei Nokia. Neben Familie und Job bin ich noch ehrenamtlich im Verein “Zuhause in Brandenburg e.V.” tätig. Während die “Arbeit” im Familienbereich naturgemäss eher praktischer Natur ist (Kinder zur Schule bringen, Elternabend, Musikschule, Schwimmverein etc.) bestehen meine Aufgaben in der Firma als auch im Verein eher aus Kommunikation und Koordination.

Ein wichtiger Schritt beim GTD-Setup ist es, alle seine sogenannten Eingänge zu identifizieren. Das sind die Kanäle oder Wege auf denen einen Arbeitsaufträge erreichen. Das kann z.B. der Posteingang vom eMail-Konto sein, aber auch der Posteingang für normale Post, das Telefon oder einfach Freunde, Kollegen andere Menschen die einen persönlich aufsuchen. Aus allen diesen Quellen können sich Aufgaben ergeben.

Um die Planung zu vereinfachen sollte man alle diese verschiedenen Quellen in einer “Inbox” zusammenführen und diese dann abarbeiten. Dies soll Vertrauen schaffen, dass man sich nur um diese eine Inbox kümmern muss und nicht ständig daran denken muss wo eventuell noch eine unbearbeitete Aufgabe schlummert.

Der Aufgabeneingang

Als technische Hilfsmittel für mein GTD Setup habe ich OmniFocus gewählt. Das ist eine klassische GTD-Anwendung für den Mac und das iPhone/iPad. OmniFocus ist sehr mächtig und vielfältig konfigurierbar. Genau dies ist für viele leider auch der Nachteil, es sieht auf den ersten Blick nicht so schnittig und stylisch aus wie etwa Things, oder gar Wunderlist. Ich habe diverse andere GTD-Programme ausprobiert, bin jedoch immer wieder bei OmniFocus gelandet, weil es meinen Arbeitsablauf einfach am besten unterstützt.

Das gros der Aufgaben erreicht mich via eMail. Im Büro gehen bei mir täglich im Schnitt etwa 300 eMails ein. Ein großer Teil davon sind automatische Meldungen von Monitoring-Systemen oder Cron-Jobs. Doch aus diese müssen wenigstens kurz überflogen und auf Relevanz geprüft werden. Ein guter Teil der restlichen eMail sind Nachrichten, welche informationshalber im “CC” bekomme, etwa 10 – 40 eMail gehen direkt an mich und enthalten Aufgaben.

Ich besuche meinen Posteingang regelmässig (etwa 3-4 mal pro Stunde) und prüfe auf neue wichtige Nachrichten. Nachrichten, welche eine Aktion erfordern, werden an OmniFocus gesendet und landen dort in der Inbox. Das geht bei mir aus dem MS-Outlook für Mac über eine einfache Tastenkombination.

Da ich meine eMails auch von unterwegs mit diversen Handys checken kann brauche ich auch von dort aus einen Weg ins OmniFocus. Auf dem iPhone gibt es einen OmniFocus-Client welcher sich mit dem OmniFocus auf dem Mac synchronisiert. Leider kann man nicht direkt aus der Mail-Anwendung auf dem iPhone nach OmniFocus senden. Entweder man macht also einen manuellen Eintrag im OmniFocus auf dem iPhone, oder man leitet die betreffende eMail an eine spezielle eMail-Adresse weiter. Mein Apple Mail.app ist mit einer Eingangsregel so eingestellt, daß bestimmte eMail per AppleScript in der OmniFocus Inbox landen. So kann ich mir selbst von jeden eMail-Account aus Aufgaben direkt in meine OmniFocus Inbox schicken. Wenn ich das nächste mal also mein Mail.app öffne, dann werden diese Nachrichten automatisch an OmniFocus übertragen.

iPhone Client

Also meine Aufgabeneingang besteht also entweder aus eMails welche ich explizit an OmniFocus weiterleite oder aus Aufgaben welche ich direkt an meinem iPhone in OmniFocus eingebe. Das iPhone habe ich so gut wie immer dabei. Zur Not kann ich wie erwähnt einfach per eMail an OmniFocus senden. So versuche ich überall in der Lage zu sein, mir halbwegs verlässlich Aufgaben zu merken. Irgendwelche Zettelchen oder simples Merken funktioniert bei mir meistens nicht. Die Zettel werden nie wiedergefunden (jedenfalls selten rechtzeitig) und merken… mit wem rede ich?

Die tägliche Planung

Inbox Zero

Mit diesem Intake-Prozess bin ich eigentlich sehr zufrieden. Der nächste große Schritt ist die Planung. Es sammeln sich also über den Tag verteil diverse Aufgaben in meiner OmniFocus Inbox. Diese Aufgaben sind oft nur wenige Stichworte und meistens viel zu unkonkret um sie direkt ausführen zu können. Es ist also Planung erforderlich um daraus sogenannte “actionable items” zu machen.

Ich versuche täglich morgens durch meine OmniFocus Inbox zu gehen und die eingegangenen Aufgaben zu planen. Die Idee dahinter ist, alle Aufgaben in ausführbare Schritte aufzuteilen um diese dann den Rest des Tages einfach abarbeiten zu können, ohne großartige darüber nachdenken zu müssen.  Ein Trick, welchen ich irgendwann mal in irgendeinem Blog gelesen habe, ist es sich vorzustellen, man delegiert den jeweiligen Arbeitsschritt an jemand anderes, welcher über das Projekt und das drum herum keine Ahnung hat. Die konkrete Aufgabe (actionable item) muss also so formuliert sein, dass jeder sie ausführen kann. Dies hilft mir ganz gut zu entscheiden, ob eine Aufgabe wirklich konkret genug definiert ist.

Bei jedem Objekt in der Inbox versuche ich zu entscheiden, ob ich hier etwas machen muss, ob es sich ggf. schon erledigt hat und ob es sich um eine simple Aufgabe oder um ein Projekt handelt. Simple Aufgaben lassen sich in weniger als 5 Minuten erledigen und werden dann sofort erledigt (z.B. eine Antwort auf eine Frage per eMail, welche sofort weiss und die keine weiteren Aktionen erfordert). Alle anderen Aufgaben gehören entweder zu einem vorhandenen Projekt, oder werden selbst zu einem Projekt.

Bei Zugehörigkeit zu einem vorhandenen Projekt verschiebe ich die Aufgabe aus der Inbox erst einmal in das jeweilige Projekt. Dies heißt noch nicht, das diese Aufgabe schon zu Ende geplant ist. Bei neuen Projekten werden diese in der entsprechenden Kategorie als neues Projekt angelegt. Dabei füge ich in den Notizen des Projektes eine Beschreibung hinzu welche definiert wann dieses Projekt als fertig gilt (successful outcome).

Dieser erste Teil der Planung sollte relativ schnell gehen, da hierfür eine relativ simple Entscheidungsmatrix zur Anwendung kommt (siehe Diagram). Bei mir dauert dieser Prozess, abhängig von der Anzahl der Elemente im Eingang, ca. 10 – 20 Minuten. Am Ende sollte die Inbox idealerweise leer sein (Inbox Zero). Das heisst jede neu eingegangene Aufgabe ist betrachtet, klassifiziert und für die Detailplanung vorbereitet worden.

GTD Setup

Detailplanung

Als nächster Schritt erfolgt bei mir die Detailplanung bzw. der Projekt-Review. Hierbei gehe ich alle meine Projekte durch und schaue ob sich darin Aufgaben befinden welche schon erledigt sein bzw. ob sich aus dem aktuellen Stand ggf. neue Aufgaben ergeben und ggf. weitere Detailplanung erforderlich ist. Ziel ist es, möglichst viel der Denkarbeit hier zu erledigen und das Projekt in kleine Aufgaben zu zerlegen welche sich ohne Nachdenken erledigen lassen (actionable items). In diesem Schritt werden auch die neu hinzugekommenen Aufgaben aus dem vorangegangenen Schritt näher betrachtet.

Für jede Aufgabe versuche ich die geschätzte Erledigungszeit im 5 Minuten-Raster zu notieren und grob eine von 3-4 sogenannten Kontexten zuzuordnen. Kontext im Sinne von GTD ist eine bestimmter Typ von Tätigkeit oder Situation. Beispiele für Kontexte die ich verwende sind eMail, Telefon, Zuhause, Büro. Somit lassen sich Aufgaben gruppieren, welche in einem bestimmten Kontext erledigt werden können.

Teilweise versehe ich die Aufgaben mit einem bestimmten Erledigungsdatum wenn ich weiß, daß sie bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen. OmniFocus hebt mir diese Aufgaben dann optisch hervor, so daß ich sie bei der späteren Abarbeitungsphase nicht übersehe.

Die Projekte in OmniFocus können entweder parallel abarbeitbar sein, oder sequentiell. Meine Projekte sind fast ausschließlich sequentiell, da sich meistens ein kausaler Zusammenhang der einzelnen Aufgaben ergibt. Wenn ich jemanden Anrufen will, muss ich zuerst die Telefonnummer besorgen. Das funktioniert nicht gleichzeitig. Nur wenn ich Projekte habe, die ich zum größten Teil delegiere und das an mehrere Personen, setze ich parallele Abarbeitung ein.

OmniFocus stellt die Aufgaben in diesen beiden Arten unterschiedlich dar. In den meisten Ansichten werden nur die konkreten nächsten Aufgaben in schwarzer Schrift angezeigt. Die anderen Aufgaben, welche noch nicht verfügbar sind (weil ihnen Vorarbeit fehlt) werden ausgegraut dargestellt.

In der Detailplanung versuche ich dann auch die Aufgaben, welche sich für ein Projekt ergeben in die richtige Reihenfolge zu bringen. Während der Planungsphase fallen mir meistens gleich mehrere konkrete Aufgaben ein. Diese lege ich alle in dem Projekt im OmniFocus an und versehe sie mit Aufwandsschätzung, Kontext, Termin und Beschreibung. Fallen mir für ein Projekt keine weiteren Aufgaben mehr ein (was nicht heißt, das ich zur Realisierung des Projektes schon alle notwendigen Aufgaben zusammen habe) bringe ich die vorhandenen Aufgaben in die richtige Reihenfolge. Dabei bleibt logischer Weise genau eine Aufgabe als der konkrete nächste Schritt welcher dieses Projekt weiterbringt übrig.

So gehe ich durch alle meine Projekte und versuche jedes so gut es geht weiter zu planen. Jedes Projekt sollte mindestens eine konkrete Aufgabe haben welche es dem Abschluss näher bringt. Hat ein Projekt keine konkrete Aufgabe die ich erledigen muss weil ich auf Antwort von jemandem Warte oder auf irgend anderes Ereignis, so lege ich auch das als Aufgabe an. Die Aufgabe besteht dann eben darin auf dieses Ereignis zu warten. Und diese Art von Aufgaben sind ein guter Kandidaten für ein Fälligkeitsdatum. Wenn bis zu Fälligkeitsdatum die Information nicht eingetroffen ist, ergibt sich meistens eine neue Aufgabe, nämlich das Nachhaken.

Diese Phase der Detailplanung dauert bei mir deutlich länger. Es hängt immer davon ab, wie viele Projekte gerade aktiv sind und wie schwierig es ist, die nächsten Schritte zu identifizieren. Im Schnitt brauche ich für einen vollständigen Review inkl. Planung so 1h bis 1,5h. Dies ist leider auch zur Zeit ein Knackpunkt meines Systems – diese Zeitspanne des konzentrierten Arbeitens zu finden. Zu leicht lässt man sich doch ablenken oder wurde verführt an dem ein oder anderen Task auf den man trifft doch direkt zu arbeiten, statt erst einmal die Planung abzuschließen.

OmniFocus bietet die Möglichkeit für jedes Projekt einzustellen, wie oft es in den Review muss. Hierüber könnte man sich mit etwas Disziplin die Review-Phase etwas besser strukturieren in dem man verschiedene Review-Phase hat bei denen man dann eben nur die hochfrequentierten Projekte eingehender betrachtet während man die eher entspannteren Projekte vielleicht nur einmal pro Woche oder noch seltener genauer unter die Lupe nehmen muss.

Bei manchen meiner Projekte kommt es auch vor, dass ich sie erst einmal eine Weile ruhen lasse. Hier kann man in OmniFocus ein Projekt auf “Pause” setzen. Dies signalisiert mir, daß ich dieses Projekte nicht detailierter betrachten muss, daß es aber noch da ist und irgendeine Relevanz hat.

Arbeitsmodus

Nachdem nun alle Projekte betrachtet und ein konkret ausführbare Aufgaben unterteil wurden, mache ich mich an die Abarbeitung. Dazu suche ich mir zuerst einen Kontext aus, den ich gerade bearbeiten möchte oder kann. Habe ich Internetverbindung und meinen Rechner dabei kann ich z.B. alle zu sendenden eMails bearbeiten. Neben dem Kontext spielt auch die zur Verfügung stehende Zeit eine Rolle. Wenn ich weiß ich habe nur wenige Zeit, oder meine Konzentrationsfähigkeit ist gerade nicht sonderlich hoch, dann suche ich mir nur die Aufgaben heraus, deren Umsatzung ich als geringen Aufwand geschätzt hatte.

Kontexte

Für die eigentlich Abarbeitung sollte nun kaum noch Überlegung notwendig sein. Jedenfalls auf keinen Fall Überlegung der Art: was muss ich denn jetzt hier konkret machen? Jede Aufgabe sollte klar ausführbar formuliert sein, alle notwendigen Informationen in den Notizen enthalten. Beim Abarbeiten der Aufgabe sollte ich auch nicht notwendiger Weise wissen, zu welchem Projekte sie gehört oder welches ihre Vorgänger und Nachfolger sind usw. Eine Aufgabe sollte so granular runtergebrochen und mit allen notwendigen Informationen versehen sein, das sie selbständig ausführbar ist. Hier sei noch einmal das Beispiel mit der Delegation betont. Man stelle sich vor, man delegiert diese Aufgabe an jemand völlig fremdes. Dieser sollte in der Lage sein, die Aufgabe ohne weitere Rückfragen auszuführen.

Sind die Aufgaben entsprechend aufbereitet lassen sie sich ziemlich gut einfach so abarbeiten. Das macht teilweise sogar richtig Spaß wenn man sieht, wie schnell man doch in der Lage ist, eine Menge Zeug abzuarbeiten. Idealerweise sollten die Aufgaben nach Erledigung gleich im OmniFocus als erledigt markiert werden. Dabei notiere ich mit den Aufgaben auch jeweils die Ergebnisse der Aufgaben. Diese werden nämlich meistens für die nächsten Aufgaben oder für die Planung benötigt.

Teilweise ergeben sich aus der Erledigung von Aufgaben gleich konkrete neue Aufgaben. Wenn sich diese Aufgaben in weniger als 5 Minuten definieren lassen, dann lege ich sie sofort im OmniFocus als neue Aufgaben in dem Projekt an (nicht in der Inbox, da ich ja schon konkret weiß, wo sie hingehören). Sind die sich ergebenden neuen Aufgaben zu komplex für sofortige Eingabe, dann landen sie einfach in der OmniFocus Inbox zur späteren Planung.

Optimierungsbedarf

Im groben und ganzen ist dies mein derzeitiges GTD Setup. Es ist der Kompromiss aus der Einsicht, sich an den Prozess zu halten lässt mich effektiver arbeiten und meiner realen Disziplin, mich an diese Arbeitsabläufe zu halten. Leider schaffe ich es nicht immer konsequent alle diese Schritte wie hier beschrieben durchzuziehen.

Gerade die tägliche Planung fällt schwer. Wenn sich der Tagesablauf nur minimal ändert, z.B. durch ein frühes Meeting oder Arzttermin etc. finde ich nicht die Zeit die Planung durchzuführen. Ähnliches gilt für den Arbeitsmodus. Werde ich durch ein Meeting unterbrochen, fällt es oft schwer in den Arbeitsmodus zurück zu finden. Dann verfalle ich gerne wieder in alte Muster und kümmere mich um die Dinge die gerade am lautesten um Aufmerksamkeit “schreien” wie z.B. der Posteingang, oder irgendeine Aufgabe die nicht auf meiner Aufgabenliste steht.

Die tägliche Planung ist bei mir sicher auch noch nicht optimal eingestellt. Nicht alle Projekte benötigen einen täglichen Review. Bei länger laufenden Projekten reicht evtl. ein wöchentlicher Review. Zur Zeit markiere ich meine Projekte nicht entsprechend für unterschiedlich getaktete Reviews. OmniFocus unterstützt jedoch auch dies.

Der Zeitpunkt für die Reviews ist bei mir auch noch etwas zu empfindlich. Hierfür brauche ich eine ziemlich große Zeitspanne ununterbrochener Ruhe und Konzentration. Diese lässt sich an manchen Tagen schwer finden. Ich bin auch nicht diszipliniert genug mit den Zeitraum flexibel zu suchen. Ich bin mehr ein Gewohnheitstier und versuche einen Rhythmus zu finden, den ich zur Gewohnheit werden lassen kann. Dass macht es einfacher, sich daran zu halten.

 

Autor: falko

a *nix nerd

  1. Chilli Gonzales

    Vielen Dank für die Mühe, das alles gerade jetzt aufzuschreiben. Ich habe mir vor zwei Tagen die App PocketInformant geholt (weil diese offensichtlich als einzige Tasks auch mit Outlook synct) und habe drei Task-Modi zur Auswahl: Franklin Covey, GTD und Tooodledo. Da ich nun weiß, wie das mit GTD so läuft, werde ich das mal ausprobieren.

  2. Da empfehle ich dann doch noch die Lektüre des Buches dazu. Oder halt diverse Blogs abgrasen die sich mit GTD beschäftigen. Dort wird dann der eine oder andere Aspekt noch näher beleuchtet. Ich werde hier auch noch nach und nach auf Details meines Setups eingehen.

  3. Auch von mir vielen Dank für das Niederschrieben wie Du eine Arbeit organisierst. Werde mir das eine oder andere abschauen und mal ausprobieren.

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